Ir para o conteúdo

"Um arquivo permanente pode ser entendido como a memória de uma instituição e é imprescindível que este esteja organizado de forma sistemática para facilitar o acesso e garantir a comprovação da idoneidade dos atos administrativos, a qualquer tempo que isto se faça necessário." - Com estas palavras Simone Rezende resumiu o trabalho realizado em mais de um ano, que teve como objetivo organizar todos os arquivos produzidos pela administração publica desde seu inicio.

"Ao longo da emancipação de nosso município, foram acumulados muitos documentos que em sua maioria, estavam mal acomodados ou com a identificação das caixas incoerente em relação ao conteúdo armazenado." – Concluiu a coordenadora.
Segundo o secretário da pasta Osmar Batistussi, a secretaria Municipal de Administração se propôs então a fazer algo inovador em relação à guarda dos documentos. Uma equipe foi mobilizada e se prontificou imediatamente a realizar o objetivo, não medindo esforços para apresentar uma mudança física visível naquele ambiente.
Sob a coordenação de alguns servidores da administração e com apoio de funcionários do RH, do setor de Compras e do Planejamento os trabalhos foram realizados intensivamente até mesmo fora do horário do expediente e em finais de semana para conferir os milhares de arquivos e reorganizá-los em pastas, criando uma metodologia que deverá ser mantida à risca, daqui por diante.

"Isto é primordial para garantir a integridade da guarda e conferir celeridade ao processo de busca quando necessário." – Comentou Rúbia Silva integrante da equipe.
O grande diferencial deste grande trabalho é a digitalização de todo o arquivo permanente de 2009 até o final da atual administração. Etapa que ainda está em andamento e que será finalizado nos próximos meses.

O prefeito Maurício de Sá fez questão de parabenizar toda a equipe envolvida e comentou em sua fala aos servidores presentes na inauguração a importância deste trabalho: "É inegável que o resultado desta conquista será um marco na administração municipal, visto que a prefeitura terá uma segurança ainda maior em relação aos documentos e à sua própria história, além da agilidade nas buscas por qualquer documento solicitado."

Texto: Julio Emilio e Simone Rezende